MONITORING ( PENGAWASAN )

a) Definisi Pengawasan/ monitoring

·                     George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan adalah mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

·                     Tabrani Rusyani (1997) menyatakan pengawasan adalah pengendalian yang dilakukan dengan melaksanakan pemeriksaan, penilaian kemampuan, meningkatkan dan menyempurnakan, baik manajemen maupun bidang operasionalnya.

·                     Cassely dan Kumar (1987) Monitoring merupakan program yang terintegrasi, bagian penting dipraktek manajemen yang baik dan arena itu merupakan bagian integral di manajemen sehari-hari.

·                     Calyton dan Petry (1983) Monitoring sebagai suatu proses mengukur, mencatat, mengumpulkan, memproses dan mengkomunikasikan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen program/proyek.

·                     Oxfam (1995) Monitoring adalah mekanisme yang sudah menyatu untuk memeriksa yang sudah untuk memeriksan bahwa semua berjalan untuk direncanakan dan memberi kesempatan agar penyesuaian dapat dilakukan secara metodologis

b)  Fungsi Pengawasan (Monitoring)

Terdapat beberapa fungsi pengawasan menurut Ernie dan Saefullah, yaitu :

      Mengevaluasi keberhasilan dan pencapaian tujuan serta target sesuai dengan indikator yang ditetapkan.

      Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan.

      Melakukan berbagai alternative solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan perusahaan.

c)  Tujuan dan Fungsi Monitoring (Pengawasan)

a. Pemeriksaan
b. Pengujian dan penilaian
c. Pengurusan
d. Peninjauan
e. Pengamatan dan pemantauan
f. Kunjungan staf
g. Pembinaan yang dilakukan oleh pimpinan
h. Pengendalian
i. Penertiban
j. Mengusahakan suatu struktur yang terorganisir
k. Mengusahakan supervisi
l. Mengusahakan informasi yang akurat
m. Pencapaian hasil
n. Meningkatkan keterampilan kerja
o. Mendapatkan atau memperoleh umpan balik

b)       Sistem Pengawasan

         Sistem Komperatif

Langkah-langkah pengawasan melalui sistem komperatif, yaitu :

-       Mempelajari laporan kemajuan pekerjaan

-       Membandingkan laporan hasil-hasil pelaksanaan pekerjaan dengan rencana awal

-       Mengadakan analisa terhadap perbdaan-perbedaan

-       Memberikan penilaian terhadap hasil pekerjaan termasuk para penanggung jawabnya.

-       Membuat suatu keputusan untuk perbaikan dan penyempurnaan pelaksanaan pekerjaan.

      Sistem Verifikatif

Langkah-Langkah pengawasan melalui sistem verifikatif, yaitu :

-       Menentukan ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan prosedur pemeriksaan.

-       Membuat laporan secara periodik terhadap hasil pemeriksaan.

-       Mempelajari laporan untuk mengetahui perkembangan dari hasil pelaksanaan.

-       Mengambil keputusan untuk tindakan-tindakan perbaikan atau penyempurnaan.

      Sistem Inspeksi

Inspeksi bertujuan untuk mengecek kebenaran dari hasil laporan dan memberikan penjelasan-penjelasan terhadap kebijaksanaan pimpinan, dilakukan dengan rasa kesetiakawanan, solidaritas dan morak yang tinggi.

      Sistem Investigasi

Hasil laporan dari sistem ini bersifat hipotesa (dugaan sementara). Sistem ini menitik beratkan penelitian yang lebih mendalam terhadap masalah yang bersifat negatif.

Tahapan-tahapan yang dilakukan adalah :

-     Pengumpulan data

-     Menganalisa/mengolah data

-     Penelitian terhadap data tersebut

-     Kemudian hasil penelitian nya diambil keputusan.

c)       Objek Pengawasan

Objek Pengawasan merupakan hal-hal yang harus diawasi dalam pelaksanaan suatu rencana.

Secara garis besar objek pengawasan dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu :

      Kuantitas dan kualitas program, yaitu barang atau jasa yang dihasilkan oleh kegiatan atau program tersebut.

      Biaya program, menggunakan tiga macam standar yaitu :

-       modal yang dipakai,

-       pendapatan yang diperoleh, dan

-       harga program.

      Pelaksanaan (Implementasi) program, yaitu pengawasan terhadap waktu, tempat, dan proses pelaksanaan.

      Hal-hal yang bersifat khusus, yaitu pengawasan yang ditujukan kepada hal-hal khusus yang ditetapkan oleh pimpinan atau manajer.

d)       SOP Pengawasan

Didalam pengawasan terdapat tujuan dari SOP pengawasan yaitu untuk pedoman agar tidak menyimpang dari ketentuan yang ada.

Dan Manfaat Standar Operasional Pelaksanaan (SOP) adalah sebagai pedoman bagi seluruh anggota pengawasan dalam melaksanakan tugas dilapangan.

e)       Pengawasan Efektif

Agar pengawasan efektif, maka para manajer harus menghayati reaksi manusia terhadap sistem pengawasan.

Menurut Stoner didalam pengawasan yang efektif haruslah memenuhi persyaratan, yaitu :

      Ketepatan

      Sesuai waktu

      Objektif dan Komprehensif

      Fokus pada titik pengawasan strategis

      Realistissecara ekonomis

      Luwes

      Realistis secara organisatoris

      Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi

      Perspektif dan operasional

      Dapat diterima para anggota orgsanisasi.

Sedangkan menurut Schermerhorn, persyaratan pengawasan yang efektif itu yaitu :

      Berorientasi pada hal-hal yang strategis pada hasil-hasil

      Berbasis informasi

      Tidak kompleks

      Cepat dan berorientasi perkecualian

      Dapat dimengerti

      Luwes

      Konsisten dan struktur organisasi

      Jujur dan objektif

      Dirancang untuk mengakomodasi pengawasan diri

      Positif mengarah ke perkembangan, perubahan dan perbaikan.

f)         Cara-Cara Mengawasi

Pengawasan yang efektif dilakukan oleh seorang atasan, maka haruslah terkumpul fakta-fakta di tangan pemimpin yang bersangkutan.

Agar pengawasan efektif, maka ada beberapa cara untuk mengumpulkan fakta-fakta yaitu :

         Peninjauan pribadi

         Interview atau lisan

         Laporan tertulis

         Laporan dan pengawasan kepada hal-hal yang bersifat istimewa.

g)       Faktor-Faktor yang Membuat Pengawasan di Perlukan

Di dalam sebuah organisasi membuat pengawasan sangat diperlukan, membuat pengawasan diperlukan faktor-faktor. Faktor-faktor nya yaitu :

      Perubahan lingkungan organisasi

      Peningkatan kompleksitas organisasi

      Kesalahan-kesalahan

      Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang.